Por meio do Departamento de Recursos Humanos e Setor de Digitalização, a Prefeitura de Dourados está investindo na digitalização de todos os arquivos e documentos referentes à vida funcional de cada servidor da administração municipal.
De acordo com a secretária municipal de Administração, Elaine Boschetti Trota, é um processo que se faz necessário devido à alta demanda dos documentos relacionados à vida funcional dos servidores, ativos e exonerados.
O arquivo possui mais de duas mil caixas, totalizando mais de dois milhões de páginas. A digitalização desses documentos passa por um processo rigoroso de análise, separação e, em alguns casos, a recuperação dos documentos, pois, em alguns casos, esses apresentam desgaste natural devido ao tempo em que foram gerados.
Hoje são em torno de sete mil funcionários, incluindo efetivos, comissionados e contratados, e cada um conta com a sua pasta funcional. Algumas dessas pastas chegam a ultrapassar 100 páginas de arquivo. Atualmente, de acordo com a Secretaria de Administração, aproximadamente 17% de todo acervo estão digitalizados.
A secretária de Administração Elaine Boschetti destaca que quando algumas informações são solicitadas, demanda-se muito tempo na busca por esse material. Agora, com o sistema que está sendo implantado, essa busca vai demorar apenas alguns segundos, tornando o procedimento muito mais prático e acessível. “Nossa meta é encerrar o ano de 2020 com pelo menos 40% de todo processo concluído”, informa.
Na Semad, atualmente, são dois funcionários digitalizando e um servidor de carreira encarregado de lançar e organizar todos os documentos no sistema, que também foi desenvolvido no município, por meio de profissionais do Departamento de Tecnologia da Informação.
A prefeita Délia Razuk enfatizou recentemente a grande importância de esses arquivos serem digitalizados. “É um trabalho que há muito precisava ser feito. Com, a digitalização ganhamos tempo e facilitamos o andamento do setor”, avalia.
